De sleutel tot het succes van De Toren: meten is weten!

Ok. Je weet dus alles van je zaak. Welke systemen helpen jou bij dit continue inzicht?

'Wij werken met een plansysteem waarin ik de personeelsuren en de bezetting van die dag real-time bijhoud. Ik monitor de uren, omzet en bezetting dagelijks zodat ik daar ook direct op kan inspringen. Soms heb je onverhoopt een rustige(re) avond en staan er, in verhouding tot de omzet, te veel collega's in de zaak. Op dat soort momenten kan ik iemand naar huis sturen, zodat de omzet beter in balans is met de mankracht.'

Je vernieuwt je menukaart met regelmaat. Wat is je stelregel als het om de samenstelling van je menukaart gaat?

'Alles wat op de menukaart komt, dient te voldoen aan ons 72 procent brutomarge principe. Een stelregel is belangrijk om focus te houden, maar we hebben ook een paar uitzonderingen op deze regel. Onze tournedos vind ik zelf een mooi voorbeeld. De prijs daarvan is lager dan hoe deze volgens onze berekening zou moeten zijn. Maar de marge van dit gerecht is hoger dan bijvoorbeeld saté vanwege de omzetsnelheid. Op onze kaart staan altijd een paar 'hardlopers' waarin we kunnen afwijken van de calculatie die we in eerste instantie maken. Belangrijk is echter wel dat je dit soort afwijkingen in de berekening monitort en collega's zo traint dat ze de focus op de juiste gerechten leggen in de bediening.'

Sturen op cijfers: extra luxe of bittere noodzaak?

'Toch extra luxe. De reden dat ik tot achter de puntkomma kan sturen, is doordat ik werk met een klein managementteam. Die luxe heeft niet iedere ondernemer. Vaak zie je dat er één iemand aan het roer staat en dat hij of zij het team aanstuurt. Bij ons heeft iedereen in het management zijn of haar eigen taak. Ik ben van alles op de hoogte, maar hoef mij niet overal mee bezig te houden. Ieder lid ontvangt elke maand de cijfers en is verantwoordelijk voor zijn of haar eigen discipline, we voeren voortdurend overleg. Daardoor leggen we de lat steeds hoger. En dit betekent niet per se meer omzet, maar de cijfers moeten kloppen. Daarnaast hebben we eens per jaar een heisessie met dit team. Pure luxe als je het mij vraagt, maar het betaalt zich uiteindelijk altijd terug.'

Wat doe je allemaal om je kosten in de gaten te houden en te verminderen?

'Ik zie alle administratieve communicatie eerst zelf. En ik kijk bij investeringen eerst goed wat het gaat opbrengen volgens ons en wat het moet opbrengen om uit de kosten te komen. Ik heb bijvoorbeeld iemand op een barista-cursus gestuurd. Inmiddels weet ik dat we daardoor meer koffie verkopen, al is een inschatting maken hoeveel extra omzet het exact opbrengt in eerste instantie lastig. En dat is nog niet eens het belangrijkste. Gasten horen van mijn medewerkers het verhaal achter de producten. Die persoonlijke aandacht zorgt er dikwijls voor dat gasten terugkomen. Daarnaast hebben wij 'De Toren Academy' opgericht. Op deze manier zorgen we ervoor dat alle opgedane kennis bewaard blijft en dat we niet steeds het wiel opnieuw hoeven uit te vinden. Uiteindelijk is kennisoverdracht essentieel wanneer je dit vanuit kostenoogpunt beredeneert. We kunnen op deze manier efficiënter werken.'

Wat zou je nog willen toevoegen of willen verbeteren aan deze activiteiten?

'Ik zou graag meer gasten uit de naastgelegen dorpen willen bereiken. Dat zijn onze gasten die momenteel maar twee keer per jaar iets te vieren hebben en komen eten. Meestal naar aanleiding van een krant die we twee keer per jaar ontwikkelen en naar 16.000 adressen sturen. Voor ons een kleine investering met een groot effect. Als ik de kosten daarvan terugreken per week dan kom ik uit op 76 euro. Komen er twee mensen per week naar aanleiding van onze krant bij ons eten, dan hebben we het er al uit.'

Hoeveel schat je dat je bespaart door je cijfers zo nauwkeurig in de gaten te houden?

'Dat vind ik lastig om uitspraak over te doen. Bij ons zit deze manier van werken in de cultuur. Op dit moment is het percentage dat we kwijt zijn aan personeelskosten 26 procent van de omzet, maar dit percentage groeit. We staan nu voor de keuze om meer omzet proberen te genereren of deze groei accepteren. We zijn voortdurend aan het investeren in onze mensen. Daarin zie ik de rol van ons managementteam als die van vertrouwenspersoon. Hiermee zorgen we dat we onze mensen ontwikkelen en dat ze langer bij ons blijven. Dat is ook een vorm van besparing toch?

Stel. Je spreekt een andere ondernemer die aangeeft geen grip te hebben op zijn cijfers en die vraagt waar te moeten beginnen. Wat zeg je dan?

Dwing jezelf om elke week alle administratie door te spitten. Op donderdagmiddag om half een is voor mij het moment dat ik alles op mijn netvlies heb en overdraag aan onze accountant. Deze manier van werken is mijn sleutel tot succes. Je kunt beter elke week een beetje administratie hebben dan één keer in de maand heel veel. Daarnaast luidt mijn advies: stel je kwetsbaar op en ga bij iemand anders in de keuken kijken. Leer van vakgenoten.'

Op de website staat dat jullie door 'gezelligheidsgarantie' flexibele sluitingstijden hanteren. Hoe monitor je de personeelskosten en zorg je dat je deze kosten in de hand houdt?

'Alle resultaten die ik monitor, vind ik terug in een app. Juist in de gevallen dat er nog een paar stamgasten zijn en één medewerker achter de bar genoeg is om de zaak te sluiten, merk ik dat personeelsleden naar huis sturen een goede keuze is. Ze mogen vaak zelf kiezen wie en dat geeft hen het gevoel van zelfstandigheid. Win-win situatie dus.'

Werk je liever met vaste medewerkers of flexibele hulpkrachten?

'Ik werk het liefst met vaste krachten. Maar dan moeten deze wel gemotiveerd zijn. Ik merk dat met een vaste gastenkring vaste medewerkers wel fijn werkt, aangezien we op deze manier het beste in staat zijn de kwaliteit te behouden. Kwaliteit staat voorop, die kun je makkelijk voor een mooie prijs verkopen. Teambesprekingen doen we trouwens wel met vaste én flexibele krachten. Ze leren van elkaar en nieuwe flexibele krachten kunnen natuurlijk wel zorgen voor andere vernieuwende inzichten.'

Wat is de belangrijkste les die je geleerd hebt als het gaat om kostenmanagement?

'Dat is een pijnlijke maar wijze les en luidt als volgt: "omzet kun je niet terugkopen". Tien jaar geleden is er een moment geweest waarop de omzet iets terugliep. Ons antwoord daarop was het neerzetten van een evenement met bekende Nederlanders in ons dorp. Ik investeerde twee jaar in het evenement dat goed liep. De derde keer wilde ik het nog groter aanpakken en investeerde ik nóg meer in de line-up, maar toen viel het aantal bezoekers tegen. Ik moest erop toeleggen, maar heb geleerd dat ik nooit meer dan vijf procent van de omzet investeer om daar nog meer omzet uit te kunnen halen.'

Hoe bewust zijn jullie bezig met marketingactiviteiten en hoe belangrijk zijn sociale media voor jullie?

'We zijn er bewust mee bezig en proberen de activiteiten voortdurend uit te breiden. Vooral onze inspanningen via social media proberen we te optimaliseren. We zijn met z'n allen verantwoordelijk voor de social media-accounts van De Toren. We hebben richtlijnen gemaakt waar iedereen zich aan houdt. Daarnaast huren we regelmatig een professionele fotograaf in die fantastische foto's maakt van onze zaak. Momenteel experimenteren we achter de schermen met het maken van video's. Laten zien en beleven wat je in huis hebt heeft toch echt de toekomst. De kosten voor deze inspanningen budgetteren we als twee, drie procent verkoopkosten.'

Last but not least. Drie gouden regels die jullie (proberen) te hanteren in jullie zaak?

'Als het moment het toelaat, geef gasten dan persoonlijk een hand. Daarnaast is iedereen bij ons gelijk. En maak gebruik van de sociale rol van onze zaak in de omgeving. We proberen mensen ook steeds zakelijk aan elkaar te koppelen, met onszelf als verbindend element.'

Meer weten?

Schrijf je in voor een ZiN Training op het gebied van ondernemerschap bij ZiN Inspiratielab.